社会人一年目のための仕事効率化塾

やったー

入社一年目の皆さん、皆さんは仕事をしているうえで、こんな経験はありませんか?

失敗

 

「同じ作業を何回もしてしまい、二度手間になることが多い」

「終わると高をくくっていた仕事が全然終わらない」

「そもそも同じ失敗を何回も繰り返す」

 

これらの経験が一つでもある人は「効率が悪い」方法で仕事をしている可能性があります。

 

この記事では「効率が悪い原因」と「その改善策」について解説していこうと思います。

 

そもそも、効率が悪い人にはある共通点があります。その共通点を紹介していきます。

 

(1)期限より結果にこだわる

てんやわんや

与えられたタスクに対して、結果にこだわることは、プロとして当然のことですし、何も間違ったことではありません。

 

しかし、「効率が悪い」人は結果にこだわり過ぎてしまい、期限を守らない人が多いのです。

社会人は結果も大事ですが、最も大切なのは、「期限を守る」ということです。

 

期限はなにもあなたのためだけに設定されているのではありません。

先方の予定など、様々なことを鑑みて設定されているため、この「期限」を過ぎてしまえばどんなに出来栄えにこだわったものを提出しても手遅れなのです。

 

期限をしっかり把握し、まずは終わらせるのが「効率のいい」作業をするためのコツです。

 

そうは言っても、どのようにすれば期限を守れるのでしょうか。簡単な方法を解説していきます。

 

①進捗報告は必ずする

報告

あなたのやっているタスクには必ずと言っていいほど、それをふってくれている上司が存在します。

上司はそのタスクをあなたであれば終わらせてくれるであろうと期待を込めて依頼しています。そんな期待も、あなたが結果にこだわるあまり時間を守れなければ、失ってしまうでしょう。

そうならないためにも、あなたがすべきことは、進捗報告を徹底することです。

そうすれば、上司はあなたの状況を逐一把握することが出来、必要に応じて適したアドバイスを送ることが出来ます。

 

万が一時間内に終わらないと思ったらそれを上司に伝えていれば、連絡なく納期を過ぎるよりも、はるかに上司の信頼を損なうことを防いでくれるでしょう。

また、報告を続けていれば、自分がどこに時間を取られているのかが目に見えてわかってきます。

 

それを上司と一緒に分析し、解決することであなたの作業スピードも上がっていくことでしょう。

 

また上司に進捗報告する時には以下の項目は必ず入れましょう。

 

①今どこまで終わっているのか

②作業に何分かかっているのか

③あとどれくらいで終わる見込みか

④現時点での疑問点、不明点

 

これらを確実に報告に盛り込むことによって、自分を見つめなおせるとともに、上司の信頼も獲得することが出来ます。ぜひ注意して取り組んでみてください。

 

(2)一つのことにこだわりすぎている。

こだわる

 

例えば、上司に頼まれてプレゼンの資料を作成しているとき、文字の大きさや、フォントにばかりこだわっている人はいないでしょうか。

そうした人は、後から上司に「簡単にプレゼン内容について説明して」と言われた場合に答えることが出来ず、もう一度調べなおすようなことがあります。

 

これは、ある一定の事に注力しすぎて、他のことに注意が向かっていないため、起こります。

 

「木を見て森を見ず」という言葉がありますが、まさにそれです。一つのことに自信を持つことは悪いことだとは思いませんが、この場合、上司から依頼されたことの真意を読み取れないあまりに、「効率が悪い」と言わざるを得ないことが起きてしまいます。

 

自分がすべきことは何なのか事前にわかっておく必要があります。

 

そのためにはどうしたらいいのでしょうか。

 

①作業に入る前に全体のイメージを可視化する

この場合、どんなことにどれくらい時間を割けば、目標に到達できるか、ということを、メモなどに書いて、可視化しながら作業計画を立てることが重要です。

 

そうすれば、自分が時間をかけすぎている場所が分かりますし、相談もしやすくなります。

 

②目標を上司と共有する

作業を行う際、ただ作業をこなすのではなく、この作業における目的は何なのかを上司と確認するようにしましょう。先程のプレゼン資料作成の例の場合、上司の狙いが資料を作成することで、商材への理解を深め、先方の質問に答えられるようにすることであれば、重要なのはプレゼンの流れや、商品の理解になります。しかし、それをないがしろにし、文字の大きさや、フォントにこだわって、作業をすれば、「気づき力」は養われるかもしれませんが、上司の思惑とは程遠い視点で作業をこなしていることになります。

 

作業を始める前に目的は何なのか、上司に確認を取るようにしましょう。

 

このように、少しの心がけで、「効率が悪い」作業を改善することが出来ます。

このやり方を覚えていけば、自身の効率化にもつながりますし、これから後輩を持った時に信頼のおける後輩を育成することもできます。

よっしゃー

ぜひ、注意して毎日のタスクをこなす際に、行ってみてください。

 

やったー

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