エクセルを超えるグーグルスプレッドシートの使い方

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  こんにちは!内定者の増田哲知です。

皆さんはグーグルスプレッドシートは使いこなせているでしょうか?
スプレッドシートは複数のメンバーによるデータ共有ができ、
それをお互いに編集できるなど日常でも業務でも便利な機能が満載です。

しかし、まだまだ「エクセルの方が使い慣れているから」という人は
多いのではないでしょうか?
スプレッドシートには、エクセルに負けない機能がたくさんあります。

今回はグーグルスプレッドシートについて知らなきゃ損する便利な機能をご紹介します!

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グーグルスプレッドシートとは

そもそもエクセルとグーグルスプレッドシートは何が違うのでしょうか?
初めに違いについて簡単にご説明します。
グーグルスプレッドシートとは、グーグルが提供している無料のWebアプリの一つです。

エクセルと同じような表計算やリスト作成、関数もエクセルとほとんど同じものが使えます。
作成したデータはすべてクラウド上のグーグルドライブに
保存されるため会社でも自宅でも、作業する場所を選びません。

そしてグーグルスプレッドシートの最大の特徴として、複数人で同時作業や編集が
可能という点があります。
データの更新をメンバー全員が共有できるため、エクセルをメールに添付して送ったは
いいものの、やり取りを繰り返すうちにどれが最新版なのかわからなくなることもありません。

ではどのような機能があるのでしょうか?実際に見ていきましょう!

スプレッドシートの便利な機能4選

シート上でチャット

シートを共有されたメンバーで、共有するスプレッドシートの画面を見ながら
チャットすることが可能です。議論しながらシートの編集ができるので、結構便利です。

画面右上にある四角いチャットマークをクリックすれば開始できます。
なおチャットをする相手もログインしている必要があります。

外国語の翻訳

「GOOGLE TRANSLATE」という関数を使って、他言語に翻訳することが可能です。=GOOGLETRANSLATE(“翻訳したいテキスト”, “翻訳前の言語コード”,”翻訳後の言語コード”)
と入力することで、希望する言語に翻訳することができます。

例えば、「Hello World」を英語から日本語に翻訳したい場合は、
=GOOGLETRANSLATE(“Hello World”,”en”,”ja”)と入力すると、
「こんにちは世界」と訳した言葉に変換されます。さまざまな言語に翻訳できますが、
日本語:ja、英語:en、といった言語コードが必要です。
一部言語コードは下記の通りになります。

deドイツ語(German)
en英語(English)
esスペイン語(Spanish)
frフランス語(French)
zh中国語(Chinese)
id,inインドネシア語(Indonesian)
itイタリア語(Italian)
ja日本語(Japanese)
ko韓国語(Korean)
ruロシア語(Russian)

 

外国語の識別

さきほど外国語の翻訳を紹介しましたが、どこの言語かわからなければ翻訳もできません。
そこで「DETECTLANGUAGE」という関数を使うことで、言語が識別できます。

例えば「Bonjour le monde」が何語かわからない場合
「=DETECTLANGUAGE(“Bonjour le monde”)」と入力すると、frと出てきます。
言語コードを確認すると、frはフランス語だということがわかります。
さらに翻訳するには、上記で紹介した「GOOGLE TRANSLATE」を使ってみましょう。

編集したらメールで自動通知

報告や連絡をいちいちメールや電話をしなくても、スプレッドシートに報告事項などを
記入したら、メールでメンバーや代表者に通知する事が可能です。

ツールバーの「ツール」から「通知ルール」を選択し、
通知するメンバー、通知頻度を指定します。
スマートフォンからでも設定が可能なので、外出先からでも連絡や報告が可能です。

すぐに使える便利なショートカットキー

最後にショートカットキーについてご紹介します。
CtrlキーやShiftキーと一緒に押すことで、文字入力などの作業が簡単にできます。
今回は例としてWindowsのショートカットキーをご紹介します。

検索Ctrl+F
検索と置換Ctrl+H
リンクを挿入Ctrl+K
時間を挿入Ctrl+Shift+;
日付を挿入Ctrl+;
セル内改行Ctrl+Enter
メモを挿入、編集Shift+F2
チャットを開くShift+Esc
編集履歴を表示Ctrl+Alt+Shift+G
切り取りCtrl+X

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

今回はグーグルスプレッドシートついて簡単にご紹介させていただきました。
グーグルスプレッドシートは検索エンジンと同じように日々進化しています。
その中で今回は紹介しきれなかった機能もたくさん存在しますので
探してみるのも新たな発見があり面白いでしょう。

グーグルスプレッドシートもその他グーグルアプリケーションもユーザーにとって
更に便利なツールとなることは間違いないでしょう。

今回の記事を今後の施策に少しでも役立てていただければ幸いです。

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