あなたの会社は大丈夫?アウトソーシングの問題点

「あ、あの手続きやらなきゃ!でも普段の仕事は手を抜けないし…。」

そんな経験ありますよね。

社会が変革していく中で、様々な手続きに社員は追われています。

そんな状況がビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)を発展させました。

「仕事とは直接関係ない業務をほかの企業がやってくれて、自分たちはその煩雑さから解放されるなんて最高じゃないか!BPO企業にお願いしない手はないな!」

そのような業界関係者の声が聞こえてきそうです。

IT業務のアウトソーシングには多くのメリットがあると考えられるものの、そのメリットを帳消しにしかねないような弊害も存在しています。

今回はそんなアウトソーシングのメリット、デメリットを紹介していきます。

■アウトソーシングするメリット

コア業務に集中できる

人事部を例に挙げて考えてみましょう。

 

コア業務とは別に社内のリソースを消費しているのは、給与計算や採用などの「人事業務」です。

 

毎月必ず行う給与計算といった定型業務をアウトソーシングすることによって、その処理に関わっていた人材や時間を、より重要な人事のコア業務に振り分けることができます。

例えば、人事制度の策定や教育研修の企画立案、面接業務などがコア業務にあたります。

ちなみに給与計算の場合、毎年変更になる法律関連への理解という専門性や1円でも間違えられないという責任など、定型業務とはいえ担当者の負担は相当大きくなります。

コア業務に専念させたくてもできない環境であればアウトソーシングはひとつの解決方法になります。

人事業務のクオリティが向上する

労働関連法令や社会保険制度などは、毎年のように改正されます。

その内容に沿って社内規程の変更や業務フローの改定といった煩雑な業務が常に求められます。

また社員教育・研修は、アウトソーサーを介し外部のベストプラクティスを参考にすることで効果が向上することがあります。

こうした専門性の高い分野をアウトソーシングすることによって、外部のノウハウをうまく活かした業務ができます。

コストの削減になる

アウトソーシングする際に既存の業務フローを再確認することによって、無駄な業務の削減のきっかけになります。

また、人件費や給与計算などの管理システムなどを含めてアウトソーシングすることで、結果的にコスト削減につながります。

■アウトソーシングするデメリット

自社にノウハウが培われなくなる

専門性の高い業務を外部に任せきりにしてしまうと、委託した部分のノウハウを組織の中に蓄積する事が困難になり、自社にノウハウが培われなくなってしまいます。

これを防ぐためには、委託先に業務仕様書を作成してもらうことや、定期的なすり合わせをしておくことなどが必要となります。

「任せておけば大丈夫!」という考え方では、何かあった時に困ることがあります。

いつ何が起こるかわからないため、ノウハウは社内に蓄積しておくと心配がないでしょう。

費用がかかりすぎる場合がある

アウトソーシングをすれば必ずコストの削減ができるかというとそうではありません。

イレギュラー業務の対応やシステムの機能の修正、オプションサービスの追加などをして追加料金がかかってしまい、結果、従来よりも費用がかさんでしまうこともあります。

「社内のリソースでやるべきでない作業はどれか」吟味することが重要です。

自社で対応した方が高い質を得られる場合もある

アウトソーシングでは、あらかじめ決められた手順に沿って業務を行うので、手順から外れたイレギュラーな業務の対応はできません。

「イレギュラーや依頼範囲外の業務が原因で“手戻り”が発生し、結局自分たちで処理をし直し、導入前より時間がかかってしまった」という事態もおこりえます。

就業規則やシステム導入の環境などにより状況は変わりますが、100名以下の給与計算業務は自社で対応したほうが良い場合があります。

自らの会社の状況を見極めたうえで、アウトソーシングが有用であるか考えましょう。

個人情報の取り扱いに不安がある

アウトソーシングはその特性上、個人情報などの重要な社内データを受け持つことになります。

そのため、しっかりとした設備を整えているアウトソーサーを選ぶことが大事になります。

悪い業者にあたって、個人情報を漏らしてしまえば、信用を一気に失うことになります。

信頼のある業者に委託し、それが出来ない場合は他社がやっているからと言って、信頼のおけないアウトソーサーに依頼するのはやめましょう。

■終わりに

アウトソーシングは、社内のワークフローを簡略化し、教務の効率を格段に向上することが出来ます。

しかし、アウトソーシングには、良いところもありますが、使い方を誤れば、経費の無駄になってしまったり、事故を生み出してしまうことになります。

今回紹介したことをもう一度社内の状況と照らし合わせて、考えることで不要な手間を省き、効率の良い外注が出来るように精査しましょう。

自分の会社は上手にアウトソーシングを活用することが出来るでしょうか。

確認してみましょう。

参考サイト

https://www.noc-net.co.jp/blog/2017/02/column_197/

 

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