社内の出来事まる分かり!円滑かつ効率的なコミュニケーションツールWorkplace を解説

こんにちは!内定者の村越です。

皆さんは、普段お仕事でコミュニケーションを取られる際に、どのような手段をお使いでしょうか。直接対話、メール、チャットワークなどが当てはまりますかね?
以上のようなツールも、もちろん効果的な場面はあります。しかし今回ご紹介するのは、これらよりもさらに便利で効果を発揮してくれる可能性があります。最近じわじわ利用者が増えている、その名も「Workplace」です。それでは詳しく見ていきましょう。

Workplaceとは

昨年の2018年1月現在、Workplaceは国内外あわせて30,000社を超える企業・団体で導入されているとのことです。1年経ちましたので利用者はさらに増えていることでしょう。

さてこのWorkplaceは、あの世界的に有名なFacebookが提供するエンタープライズ向けSNSなのです。基本的な使い方はFacebookと変わらないので、Facebookを利用されたことがある方は、大きく戸惑うことはないと思います。先日弊社でも利用を開始しましたが、特に使い方に困るということはありません。

機能紹介

投稿

2種類の投稿方法があります。
コミュニティメンバー全員が閲覧できる「ニュースフィード」と特定のメンバーだけで構成される「グループ」に共有したいテキストやWeb上の情報といったコンテンツを投稿できます。ただし基本はどちらに投稿してもFacebookと同じように一つのタイムラインに流れてきます。

グループは、非公開にしない限りは全員がアクセス可能で、参加していないグループの投稿もタイムラインに表示されます。

グループには「チーム・プロジェクト」「アナウンス」「オープンディスカッション」「ソーシャルなど」のカテゴリー分けがあり、会社組織を越えての「会社間グループ」を作ることもできます。
どれも大きな違いはありませんが強いて言うならば、周知のみを投稿する場合は「アナウンス」、メンバーでコメントをし合う場合は「ディスカッション」がオススメです。

Workplace chat

Messengerと同様の機能です。1対1や複数人宛てなど自由に設定することができ、メールのようにメッセージを送ることができます。
またWorkplaceチャットは、テキストやファイルの送信だけでなく、通話・ビデオ通話機能も備わっています。

組織図

珍しいですが意外と便利な組織図機能も備わっています。人事情報エリアの「マネージャ」や「部下」、その関係性など一目でチェックをすることができます。

イベント

Facebookのイベント機能と同様で、会議や社内イベントなどのお知らせ、出欠確認をする際に便利な機能です。

写真・動画アルバム

写真・動画・各種ファイルなどのデータをWorkplace上にアップロードし、Workplace上に保存が可能です。
またライブ動画の配信もできるので、ビデオカメラがなくとも、iPhoneがあればそれだけで簡単に組織内にライブ配信できます。

アンケート機能

相談したいことがあればアンケートを取ってみたり、日程を調整する際にも重宝します。後ほど詳しくご紹介します。

 

 Facebookと異なる点

オープン性が高い

Facebookは『友達として承認』しないとその人の投稿を見ることはできませんが、Workplaceはそのような作業をせずに、タイムラインに全ての投稿が流れます。参加していないグループも閲覧ができ、グループの設定次第ではあなた自身も投稿やコメントをすることができます。
不要なジャンルの情報に関しては、「特定の人やグループの投稿を非表示」にするという機能があるので、それを活用すると以後表示されなくなります。

広告表示なし

FacebookのニュースフィードにはWebサービスや企業のPRなどの広告投稿が表示されますが、Workplace上には一切表示されません。

登録メールアドレスの規定

Workplaceの登録時に必要なメールアドレスは、「組織の固有ドメイン」かつ「個人用アドレス」であることが条件です。Gmailなどのフリーアドレスや、企業メールアドレスのうち「info@~~」などは利用できませんのでご注意ください。

もっと知りたい投稿機能

アンケート

「グループ」への投稿のみ、グループ内のメンバーに選択肢を挙げて投票してもらう「アンケート」機能を利用できます。

タグ付け「

「タグ付け」とは、投稿やコメント内に特定のメンバーのプロフィールページまたはグループページへのリンクを貼付することをいいます。
「タグ付け」をすることで、閲覧するメンバーはタグ付けされたメンバーやグループをスムーズに確認することができます。メンバーにとってなじみのない人やグループの場合、あらためて検索する必要がなく、ワンクリックで確認できるため便利です。

タグ付けを行うには、半角の「@」を先頭につけ、感覚を空けずにメンバー名またはグループ名を入力すると検索候補が表示されます。タグ付けされたメンバーは、お知らせ宛にタグ付けされた投稿の通知が届くようになっているので、ついつい見逃してしまったという可能性が減りますね。

予約投稿機能

  

グループページへの投稿のみ、「予約投稿機能」が備わっています。ルーチンの定期連絡がある場合などに利用しましょう。

既読が分かる

グループに投稿されたコンテンツ、確認済みのメンバーと未読のメンバーを表示する「既読機能」があります。
重要な投稿をされた場合は、既読機能を利用して未読メンバーには投稿を確認するようつなげることができますね。
投稿内の上記画像の位置「◯人が既読」をクリックすると、確認済みと未読のメンバーを確認できます。

また既読機能は、そのグループの投稿を閲覧できる全メンバーにも表示されます。

まとめ

Workplaceを少しは知っていただけたでしょうか。会社版SNSということで、プライベートとは一線を引けますし、今までよりも円滑なコミュニケーションを取ることができる便利なツールとなりそうです。スタンダードプランであれば無料で利用できる点もポイントですね。

また今後SNSと共に育ってきた若者が増えてくる時代になります。そんな若者がギャップを感じにくいコミュニケーションツールともなるのではないでしょうか。Facebookが運営し、セキュリティー面でも、最高レベルの安全基準を持っているとのことなので前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

 

▼参考資料▼
Facebookの法人版SNS「Workplace」を半年導入して分かったこととメリット、デメリット

Workplaceの使い方その1.企業向けSNS「Workplace by Facebook」とは何か?

参考になったらシェアをお願いします!