タスク管理に大活躍! Google Keepの使い方2

はじめに

こんにちは、内定者の浅羽です。前回の記事ではメモアプリ、Google Keepのメリット、デメリット、使い方についてお伝えしました。今回はまだまだ他にもあるGoogle Keepの便利な機能をご紹介します。

1. 色々なメモの入力方法

1-1. 手書きメモの入力方法


Google Keepは手書きでもメモを作成できます。手書きでメモをする場合は、下の「ペンアイコン」をタップします。

細いペンで手書きする場合には、真ん中のペンアイコンをタップしてから、画面に書きたい文字を指で書きます。

太いペンで書きたい場合には、太めのペンで書きます。

マーカーで線を引きたい場合には、右端の「マーカーアイコン」をタップします。

色は、ペンを2回タップすることで自由に変えることができます。

また、メモ作成画面の背景には、グリッド線を表示させることができます。主に手書きメモを作成する[図形描画]モードにおいて、「格子」「点線」「横線」の3種類のグリッド線を選ぶことができます。手書きの文字を揃えて書いたり、図形を描く時に便利な機能です。

☆Google Keepでグリッド線を表示する方法

①Google Keepでペンのアイコンをタップ
②画面右上の点3つのアイコン→[グリッド線を表示]をタップ
③編集画面の背景にグリッド線が表示される

※メモの選択画面では、グリッド線は表示されません。

1-2. 音声メモの入力方法

Google Keepは音声でもメモを作成できます。音声でメモをする場合は、下の「マイクアイコン」をタップします。

音声入力が起動しますので、今回は声で「買い物リスト」と話します。

無事に認識されると、話した内容が文字テキストとして入力表示されます。

録音した音声を再生するには、左の「再生アイコン」を、削除したい場合は「削除アイコン」をタップします。

歩きながらの移動中や、すぐにメモを残したい場合にかなり便利です。

1-3. 画像をメモ代わりにする方法

Google Keepでは、写真を撮影し、 テキストのメモと一緒に記録できます。会議や打ち合わせでのホワイトボードの内容を残すときなどに便利です。

画像または写真でメモをする場合は、下の「カメラアイコン」をタップします。

画像追加メニューが表示されるので、今から撮る場合には「写真を撮影」を選択し、保存している画像を使う場合には「画像を選択」を選択します。

2.色の変更

メモを内容によって分類したい場合は、背景の色を変更しましょう。

内容を入力後、画面右下のアイコンをタップします。

画面下の丸印の中から好きな色をタップすると、背景の色を変更できます。

人に依頼して確認中のタスク、自分が対応すべきタスク等でわけると視覚的にわかりやすく便利です!

3. ラベルの変更

メモにラベルを付ける方法は二つあります。

一つは、「・・・」アイコンの「その他のアクション」から「ラベルを追加」を選択する方法です。

「ラベル名を入力」で自由にラベルを付けるか、チェックボックスから選択することでメモにラベルを付けられます。



もう一つは、メモのテキスト内に記号「#」を書いてハッシュタグ形式でつける方法です。

「#」を入力するとラベルの一覧が表示され、文字を打つと絞り込まれるので選択する、もしくは新規にラベルを作る事ができます。この場合、ハッシュタグはメモ内にそのまま表示されつつ、ラベルが付与されます。

ラベルをつけたメモは、サイドバーからラベルを選ぶと、そのラベルがついたメモだけが一覧で表示されます

案件を種別で管理することも可能ですね!

4. リマインダー機能

設定した日時や場所で、アラームを鳴らすことができます。例えば立ち寄り予定のある顧客企業名をメモし、最寄り駅付近の住所を設定しておけば、そこに到着したタイミングで通知が届きます。

忘れがちなタスクも、リマインド機能でバッチリ対応が可能です!

まずは、メモ内容を入力後、画面右上のベルのアイコンをタップします。

4-1. 日時を指定

日時の選択」のタブを開き、「日付」「時刻」と「繰り返し(スヌーズ)」機能を設定します。設定後、画面右上のチェックマークをタップします。

4-2. 場所を指定

「場所の選択」のタブを開き、「住所」を入力します。入力後、画面右上のチェックマークをタップします。

設定した日時や場所がメモの内容と共に表示されます。

5.共有機能


Gmail アカウントを持っているユーザーとメモ内容を共有できます。共有した内容は、お互いに編集が可能です。タスク担当者内での進捗状況の報告などに活用できます。

共有したいメモ内容を入力後、画面右下のアイコンをタップします。

表示されるメニューの中から、「共同編集者」をタップします。

共有したい ユーザーのメールアドレス(Gmail)を入力し、画面右上のチェックボタンをタップします。相手 ユーザーも「 Google Keep」で同じメモを共有し、編集できるようになります。

6. アーカイブ機能


アーカイブとは、特定のメモを、Google Keepのメモ一覧には表示させずに、他の場所に保存しておくことで、もしそれらのメモが必要になったらいつでもすぐに確認できる状態にしておくことができる機能のことです。

メモの内容が表示されている画面の右上の右端のアイコンをタップすると、そのメモをアーカイブします。

アーカイブ直後は画面下に「元に戻す」のメッセージが表示されます。誤って操作してしまった際はタップして戻すことができます。

アーカイブしメモは、アーカイブの欄の中に残っています。アーカイブの中のメモは、自分で削除しない限りずっと残しておけます

まとめ

いかがでしたでしょうか?

Google Keepは、入力方法の豊富さもさながら、リマインド機能や共有機能など、アプリならではの使える機能がたくさんあります。

ペンや紙がなくてもスマートフォン1つで使え、仕事でも役立つこと間違いなしですのでぜひこの機会に利用されてみてください!

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