グーグルカレンダーの基本操作

こんにちは!内定者の増田哲知です。

普段の業務において皆さんは、どんなスケジュール管理ツールを利用してますでしょうか?
無料かつ高性能なスケジュール管理ツールは多々ありますが、
代表的なツールの一つとして必ず候補に挙げられるのが「Googleカレンダー」です。

今回は、グーグルカレンダーをより使いこなすために知っておきたい
基本的な操作から小技まで4つに分けてご紹介します。ただスケジュールを書き込むだけではなく、業務をより円滑に進めるためにも、ぜひ試してみてください。

グーグルカレンダーとは

グーグルカレンダーとは、グーグルが提供しているスケジュール管理ツールです。
グーグルのアカウントを持っていれば誰でも無料で利用することができます。

Gmailから送信されてきたスケジュールをそのままカレンダーに入れたり、グーグルマップなど各種サービスと連動させた機能が提供されているのが特徴です。
今回はそのグーグルカレンダーについて基本的な操作を解説していきます!

スケジュールの管理

スケジュールの追加

スケジュールを入れる際にはカレンダーの日時の部分をクリックしてください。
日時に合わせて、以下のような画面が立ち上がります。立ち上がった画面からは予定のタイトルと日時が設定できます。ぞれぞれ入力したら「保存」をクリックしましょう。

また、先の予定など日付を探すのがめんどくさい場合は日時をクリックしなくても、
画面右下の⊕アイコンをクリックしてもスケジュールは設定できます。
この場合、最初からスケジュールの詳細画面が立ち上がります。

スケジュールの共有

グーグルカレンダーでは特定のユーザーを指定してカレンダーを共有することができます。

他のユーザーの予定を確認したい場合、画面左の「他のカレンダー」を参照します。
この時、相手のカレンダーを自分が見れる権限を持っていなければ見れないので注意してください。
画面左側にあるメニューに同僚のカレンダーを追加、友だちのカレンダーを追加どちらかが書かれている検索ボックスがあります。
そこに、スケジュールを確認したいユーザーのメールアドレスを入力してください。

カレンダーを追加したら、メンバーの名前の左側にあるボックスにチェックを入れてください。
チェックを入れると以下の画像のように自分のスケジュールと並ぶ形で相手のスケジュールが表示されます。

スケジュールへの招待

スケジュールの詳細を設定したい場合、初めに説明した追加画面から「その他のオプション」を
クリックすると、詳細画面が開きます。
また、⊕ボタンをクリックして追加した場合は最初から詳細画面が表示されます。

詳細画面では、日時や場所、ゲストの招待が行えます。
スケジュールに他のメンバーも加えたい場合、画面右側の「ゲスト」に招待したい
ユーザーのメールアドレスを入力します。

招待すると相手のカレンダーに招待したスケジュールが表示されます。
この時ユーザーに招待メールを送信するか確認されるので、必要に応じて送信するようにしましょう。
「*」のマークがついている時は、メールアドレスが間違っているなどの理由で招待できていないので注意しましょう。

作業効率を上げるショートカットキー

グーグルカレンダーでショートカットキーを使用すると、マウスを使わずに
キーボード上で主要な操作ができるため、作業を効率化も可能です。

Google カレンダーのショートカットキーは Windows 、Mac 共通のショートカットと
なるため「あれ?こっちじゃ使えない…」みたいなことも起こりません。

主なショートカットキーは下記の通りです。

キー動作
c新しい予定の追加
/カーソルを検索ボックスへ移動
pカレンダーの表示期間を
現時点から前に移動
nカレンダーの表示期間を
現時点から次に移動
t現在の日付に移動
dカレンダーの表示を日別にする
wカレンダーの表示を週別にする
mカレンダーの表示を月別にする
aカレンダーに登録されている
予定リストを表示

最後に

いかがでしたでしょうか?
今回はグーグルカレンダーの基本的な使い方についてご紹介させていただきました。

特に、予定を全て把握することが難しいと感じている方や、チームでの予定管理などを行っている場合は今回紹介したスケジュールの管理方法を確認して活用してみてください。

今回すべてを紹介することはできませんでしたがグーグルカレンダーには予定を入れるだけで使用するにはもったいないほど多くの機能が搭載されていますので、
まずは無料で使用できるGoogleカレンダーを使ってみてはいかがでしょうか。

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