エバーノートの使い方と活用法

こんにちは!内定者の増田哲知です。

皆さんは、エバーノートというアプリをご存じでしょうか?

エバーノートとは、業務の中やプライベートでも思いついたアイデアなどを簡単に記録することができるサービスです。今まで紙に書いていたメモも一括管理し、紙とペンに追われる時間を短縮する”業務効率を格段にアップさせる”ことができます。
海外のサービスですが、日本国内でもユーザーは、900万人超(2016年6月時点)と多くのユーザーから支持されています。
まだ使ったことがないという人は、ぜひ使い方を参考にしてみてください。

エバーノートとは

エバーノートは、簡単に言うと文書・画像・音声などのファイルをまとめて管理することができるサービスです。メモを作成はもちろんですが、文字や画像だけではなく位置情報も記録できます。クラウド上でデータを管理できるため、メモとして個人で運用する他に、外部SNSサービスと連携して他の人と共有することも可能です。また、下記3つのプランが用意されています。

・ベーシック:無料
・プレミアム:600円/ユーザ/月
・ビジネス:1,100円/ユーザ/月

無料のベーシックプランでも十分メモの管理や共有を行うことができますが、容量が60MB、2台の端末で同期が限界です。プレミアムプランを利用すると同期できる端末は無制限、月間アップロード容量は10GBまで容量があり、ノートをオフラインでも利用できるなど多くの機能があります。法人向けプランは、同期できる端末は無制限、月間アップロード容量は20GBに加え1ユーザーに+2GBずつ追加されています。

エバーノートでは何ができるのか

では実際にエバーノートではどのような事ができるのでしょうか。
冒頭でエバーノートはメモのようなものと説明しましたが、ごく普通のメモ帳サービスと何が異なるのでしょうか。その点も踏まえて解説していきます。

①エバーノート内にあるデータを検索できる

エバーノートには便利な検索機能が備わっているので、日付などキーワードさえ特定できれば検索することで欲しい情報を呼び出すことができます。

②複数人でノートを共有することができる

エバーノートに作成したノートは、作成者だけではなく、複数人で共有することができます。自分がノートを見返すだけではなく、同じ情報を仲間や会社のメンバーと共有して見たり、お互いに編集し合ったりすることも可能です。
また、全員で共有するためのノートブックを作っておけば、その共有用ノートブック内に入ったノートが自動でシェアされます。

③タグで情報管理ができる

これは簡単に言うと「目次」のような機能です。
エバーノートでは記録するノートが多くなってくると、どれとどれがつながっているのかわからなくなってしまうことがありますよね。そんな時に便利なのがこの「タグ」です。

赤枠⊞部分に自分で考えたタグを入れると、違うノートブックに入っているノートでも、キーワードで一つにまとめられるため、情報整理にはとても便利な機能となっています。

④パスワードをかけることができる

ノートごとにパスワードを設定できるので、さっと閲覧したいちょっとしたメモはそのまま、大切な情報にはパスワードを入れるという仕組みを作れます。
暗号化すると、ノートの内容を見るときにパスワードを入れないと中身が表示されないため、セキュリティも強化されます。

ではパスワードのかけ方を簡単に紹介します。まずパスワードをかける文章を選択します。もし文書全体にパスワードをかけたい場合は全部選択しましょう。選択した状態で右クリックし「選択したテキストを暗号化」を選びます。
下記のような画面が表示されるのでパスワードを入れれば終了です。見たいときは設定したパスワードを入力することで見ることができます。

エバーノートの知っておきたい活用法


様々な使い方のあるエバーノートですが、その中でも特に知っておきたい活用方法を紹介します。

①紙書類を電子化して管理ができる

紙の書類などを電子化してまとめられるスキャナブルというアプリは、エバーノートと連動して使うことができます。エバーノートと連動して、カメラで撮ったものを画像もしくはPDFに変更して自動的に保存してくれるものです。エバーノートにもその機能と似たものが付いているのですが、スキャンの用途として使うのであれば、使い勝手は断然上です。
会議や講義資料をスキャナブルで撮影して、各ノートブックに格納し、保存すれば、普段から印刷された分厚いファイルを持ち歩かなくても、急に前の資料が必要になった時、スマホがあればすぐ見られます。

②高精度な検索をかけることができる

冒頭でも紹介しましたがエバーノートで必要な情報を探すためには、検索をかけるのが1番です。しかし、複数のノートにまたがる言葉を調べると、不要なものも出てきてしまいます。
ここではより詳細な検索を行うためのテクニックを紹介します。下記を参考により精度の高い検索をかけてみましょう。

intitle:キーワードがノートの題名に入っているものだけを表示
notebook:指定のノートブック内のノートが検索対象になる
created:年月日の順で指定し、それ以降に作成されたノートを表示される
tag:指定のタグが付いたノートを表示される
todo;チェックボックスを含むノートが検索対象になる

最後に

いかがでしたでしょうか?
今回はエバーノートの使い方、活用法について紹介させていただきました。簡単なメモの作成か仕事の効率化、アイデアの構想、趣味の充実など、エバーノートの活用法は無限大です。複数の人と共有もできるので、職場の同じチームメンバーに情報をシェアするのも簡単です。重要事項にはパスワードもかけられるので、情報漏えいのリスクを回避できます。
今回紹介させていただいたことを踏まえて今後もエバーノートで効率的な生活を送ることができれば幸いです。

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