目指せ!ミス”0”!チェックリストの作り方

こんにちは!ミスターフュージョンの西村です。

仕事にミスや漏れはあってはならないものですよね。
とはいえ、慣れない仕事や忙しい状況の中ではじめから完璧に仕上げるということは難しいと思います。

ですが、その状況の中でもミスや漏れを少しでも減らし、仕事のクオリティを100%に近づけることはできるはずです。
その手段の一つが「チェックリスト」です。

今回は、
「ミスを無くし、仕事のクオリティを100%に近づける」
チェックリストの作り方を紹介します。

チェックリストとは

チェックリストとは、仕事の抜け漏れがないようにするためのもので、記録用と点検用があります。
今回は、主に点検用のチェックリストをイメージして読んでいただきたいです。

みなさん、小学校の遠足のしおりで持ち物リストを見たことはあるのではないでしょうか?
今回紹介するチェックリストはまさにそのようなもので、持ち物リストは、持ち物の名前で「〇〇はもちましたか?」と確認していたように、業務の動作をひとつひとつ確認していくものになります。

チェックリストの作成によって、チェックするポイントがわかるようになり、最低限の手順はわかるので完全なブラックボックス化、属人化は防ぐことができます。

チェックリストのメリット

①チェックし、確認することでミスをなくせる

これが大前提ですね。
仕事をひとつひとつ丁寧に確認することで漏れやミスをなくします。

②やるべきことが明確になり、効率が上がる

チェック項目に沿って仕事を行う為、何をやるべきか、何が足りでいないかが一目でわかるようになり、無駄がなくなります。

③他の人が仕事をやる場合等の引き継ぎがスムーズ

チェックリストを一度作成すれば、自分が作業をしない場合でも、他の人が作業できるため、仕事が滞りません。

④新人の教育に役立つ

教えた仕事内容を把握しているかの確認にもなります。
また、作る過程で自然と効率の良い仕事のやり方について考えるきっかけになります。

チェックリスト作成のコツ3つ

①時間で区切る

月ごとや週ごとの時期で区切ったり、午前・午後等で区切ることで仕事を進める上で速さの目安にもなります。

②疑問形で作成する

「〇〇は行いましたか?」というような問いかける形式でつくると作りやすいし、作業をする際もわかりやすいです。

③文章はシンプルで明確に

1項目に書くのは、1タスク。複数やることがあるのに1行に収めるのはタスク漏れにつながる為、やめましょう!
文は5W1Hを意識して書きましょう。

チェックリストの例

・「誰が」の部分を【〇〇】かっこで書くことで、強調されます。
・いつまでにという期限もかっこなどで強調するのがオススメです。
・大かっことして「入社が決まったら」、「入社1週間前」などの時期で区切った後に、中かっことして「11:00」「11:00~12:00」などで時間で区切ると時系列がさらにわかりやすくなります。
・色分けを行うと見栄えもよく、見やすくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
チェックリストは単純に作成できるのにも関わらず、ミスを未然に防げたり、仕事の効率をあげたり、効果は意外と大きいです。
ですが、一度作って終わりでは、それが本当に正しいチェックリスト、効率化が図れる最善のチェックリストではない場合もあります。
気が付いた人がどんどん使うたびに更新することが理想です。
使う人が考えながら作業をしたり、更新していくことで日々理想のチェックリストが出来上がるはずです。
まずは、簡単なことからチェックリストを作成してはいかがでしょうか?

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