便利なgoogleのサービス!今すぐ作業を効率化しよう!

こんにちは
内定者の本山です!

今回はgoogleの作業効率化ツールをご紹介します!

はじめに

googleといえば検索エンジンをはじめとして、
さまざまなサービスを提供していることでみなさんご存知だと思います。

現在あるサービスだけでもかなりの数があるんです。
以下ご覧ください。

初めて見たというものも多いのではないでしょうか。
これらのサービスはgoogleアカウントがあれば、誰でも利用できます。

今回はこの中から仕事を効率化できる4つを紹介します。
<googleドキュメント・googleスプレッドシート・googleスライド・googleフォーム>

まずこのなかの3つ
googleドキュメント・googleスプレッドシート・googleスライドは
特徴において共通点が多いのでまとめてご説明します!

 

googleドキュメント・googleスプレッドシート・googleスライド

 

googleドキュメント・googleスプレッドシート・googleスライドは
皆さんが一度は使ったことのある、
WindowsWordなどのWindowsofficeシリーズのgoogle版と思っていただけると
分かりやすいと思います。

googleドキュメント≒WindowsWord
googleスプレッドシート≒WindowsExcel
googleスライド≒WindowsPowerpoint

というような感じでほぼ同じように資料作成が可能です。

ただ、ほぼ同じなのではなくgoogleのこの3つのサービスには
とても便利な機能がついています!

便利な機能は以下です。

 

・無料で使える!

googleのサービスは基本無料で利用することができます。
Windowsofficeシリーズは購入してダウンロードしていないと利用できません。
購入するコストもダウンロードする時間も削減できます。
どのデバイスでもgoogleアカウントでログインしていればすぐに利用できます。

・PC・スマホ・タブレットどのデバイスでも利用可能
いつでも、どこでも編集作業ができる

webサービスなのでインターネットがあればどのデバイスからも利用することができます。
突然の変更にも対応できますし、通勤時間などの時間を利用して作業することも可能です。
googleアカウントを利用しデータをweb上に保存しているのでデータをUSBなどで持ち運ぶ必要もありません。

 

・他の人とも同時に作業することが可能
(ドキュメント内でのチャット機能もあり)

会議などで数名の意見を同時に文書にまとめたい、
急ぎで文書を完成させたいなどというときに便利な機能です。
同じドキュメント内で作業しているときはカーソルにユーザー名が表示されるので、
誰がどこを入力しているのか分かりやすいです。

また、チャット機能もついているので同時作業中の指示や確認に便利です。

 

・変更内容がweb上に自動的に保存される

変更したところを上書き保存するのを忘れた。
突然のアクシデントでデータが保存できなかった。
データを保存していたUSBを紛失・忘れてしまった。

こんなことで困ったことはありませんか?
googleなら文字を入力・変更するごとにweb上に自動保存してくれるので、
上記のことで困ることはなくなります。

・保存したファイルをWindows形式ファイルに変換できる

書類を提出する際、ファイル形式を指定される場合がありますよね。

googleドキュメント⇋WindowsWord
googleスプレッドシート⇋WindowsExcel
googleスライド⇋WindowsPowerpoint

それぞれのサービスに対応しているため
google形式ファイル→Windows形式ファイルに変換することも
Windows形式→google形式ファイルに変換することもできます。

そのため、ファイル形式を気にすることなく作業することができます。

 

以上がgoogleのサービスにおける便利な機能です。

 

googleフォーム

アンケートやイベントの出欠確認、小テストなどを作成、回答、集計ができるサービスです。

作ったアンケートはアンケートURLをからアクセスすることで回答することができます。

特徴は以下の通りです。

・無料で使える
・PC・スマホ・タブレットどのデバイスでも利用可能
いつでも、どこでも編集作業ができる
・変更内容がweb上に自動的に保存される

この3点は先ほどのgoogleドキュメント・googleスプレッドシート・googleスライドと同様の点です。

・アンケートの回答の集計結果は自動的にフォームに整理される。
集計結果をgoogleスプレッドシートに表示することも可能。

アンケート結果はgoogleフォームが自動にまとめ、見やすいグラフなどで表示してくれます。

また、回答結果はボタン1つでgoogleスプレッドシートに変換することも可能です。
googleスプレッドシートに変換することで、更に詳しく結果を分析することができます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回はgoogleのサービスから4つを紹介しました。

googleアカウントがあれば今からでも利用できます。
ぜひ利用して日々の仕事の効率化に役立ててくださいね!

 

 

 

 

 

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