社内コミュニケーションがうまくいかない時は社内SNSを活用しましょう

はじめに

こんにちは。
ミスターフュージョンの鈴木です。
SNSなら普段話すことのない人でも、気軽に話せたという経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。
このように、SNSはコミュニケーションを円滑にすることができます。
そんなSNSがプライベートだけでなく職場でも利用できるようになったら、社内のコミュニケーションも楽にできると思いませんか?
今回はそんな社内コミュニケーションを円滑にする、社内SNSについてご紹介致します。
以前紹介したグループウェアとは全く意味が違うものになるので、今回はその違いについても触れていきたいと思います。

 

 

 

社内SNSとは

「社内SNS」とは、社内のコミュニケーションを活性化するためのシステムです。
みなさんがプライベートで利用している Twitterや Facebook、Instagramなどがビジネス仕様になったものだと思ってもらえれば分かりやすいかと思います。
具体的には、メールより簡単にメッセージなどのやり取りが可能になります。
SNSの普及によるコミュニケーション手段の変化、働き方改革の推進による働き方の変化などによって、ビジネスシーンでの社内SNSの活用が広まりました。

 

 

 

社内SNSの機能一覧

主な機能は以下の通りです。
社内SNSは以前ご紹介したグループウェアと違い、社内コミュニケーションを円滑にするための機能がメインであることがわかります。

チャット
音声・ビデオ通話
コンタクト管理
グループ作成・投稿
タスク管理
ファイル共有
通知
プロフィール
ユーザー・グループ管理
機能制限

 

 

 

社内SNSのメリット

社内共有がスムーズになる

社内SNSのメリットは、社内共有がスムーズになることです。
同時に複数人へ共有ができる、鮮度の高い情報が共有できるなど、情報共有のスピードと質を上げることができます。
クラウド型の社内SNSであれば社外からの操作も可能なため、外出が多い営業も情報共有がしやすいです。

社内コミュニケーションが活性化する

社内SNSのメリットは、社内共有がスムーズになることです。
同時に複数人へ共有ができる、鮮度の高い情報が共有できるなど、情報共有のスピードと質を上げることができます。
クラウド型の社内SNSであれば社外からの操作も可能なため、外出が多い営業も情報共有がしやすいです。

業務状況を把握しやすい

社内SNSのメリットとして、業務状況を把握しやすいことも挙げられます。
スケジュール管理やタスク管理機能を搭載した社内SNSを利用することで、チーム内の業務の進捗を簡単に確認することが可能です。
確認の手間が省けることで、よりスピーディーな業務進行が実現できます。

 

 

 

社内SNSのデメリット

情報漏洩のリスクがある

社内SNSのデメリットは、情報漏洩のリスクがあることです。
不正アクセスの他にも、端末の紛失や盗難など、情報が外部に漏れてしまう危険性が考えられます。
セキュリティ対策が万全なシステムを利用することを大前提とし、社員の意識を向上させるなどの対策も必要だと言えるでしょう。

細かなニュアンスを伝えにくい

細かなニュアンスを伝えにくいことも、社内SNSのデメリットです。
社内SNSに限ったことではありませんが、文章でのやり取りには限界があり、伝えたいことと相手の解釈に違いが生じてしまうことがあります。
特にコミュニケーションが活発になる社内SNSの場合は、そのような状況に陥りやすいため注意が必要です。
分章だけでなく、音声通話やビデオ通話を併用するなど、適切に伝える努力が欠かせません。

仕事以外の話で盛り上がる場合がある

社内SNSには、仕事以外の話で盛り上がる場合があるというデメリットもあります。
社内コミュニケーションが簡単に取れることで、仕事とは関係のない話で盛り上がってしまうケースも少なくありません。
業務の効率化とは程遠い結果を招きかねないため、導入前にはルールを設定するなどの対策が必要です。

 

 

 

代表的なグループウェアサービス

Chatwork

コミュニケーションを手軽にできるチャット機能や、タスク管理やファイル共有、音声・ビデオ通話など沢山の機能があり、万能な社内SNSです。

Workplace

Facebookに非常に似ています。
タイムラインに投稿したり、Messengerのようにメッセージを送ることも可能です。

Talknote

メッセージとグループ、タスクの3つを軸に、シンプルかつ効率的なコミュニケーションを実現する社内SNSサービスです。
ファイル添付やメール連携、既読・未読、スタンプ機能など、コミュニケーションに役立つ機能が多数搭載されています。

 

 

 

グループウェアと社内SNSの違い

グループウェアと社内SNSの違いは、利用の目的と機能です。
グループウェアの目的は組織内での情報を伝達・共有することですが、社内SNSの目的は組織内のコミュニケーションを活性化するというものになります。
この違いを社員に浸透させ、さらに効果的なものにしていきましょう。

 

 

 

最後に

いかがでしたでしょうか。
今回は社内SNSについてお話してきました。
社内SNSを正しく使って、コミュニケーションが取れて一体感のある組織を作っていきましょう。

 

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