社内の情報共有はグループウェアにおまかせ!

はじめに

こんにちは。
ミスターフュージョンの鈴木です。
組織で連携して仕事をしていくためには、情報共有が重要です。
そんなときに使いたいのが、グループウェアです。
以前は、情報共有が紙面や口頭でしかできていませんでしたが、最近ではグループウェがア普及しており、情報共有が円滑にできると人気を集めています。
この記事の読んで、グループウェアを導入されている企業は正しい使い方ができているかを再確認してみてください。
もし、まだ導入されていない企業はこれを機に検討して頂けたらと思います。

 

 

 

グループウェアとは

「グループウェア」とは、簡単に言うとメール、スケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能など、複数人での仕事を補助するためのツールです。
例えば、グループウェアを管理部、営業部、WEBマーケティング事業部などと複数のチームに分けて利用する場合、チームごとに公開範囲を決めるといった使い方も可能です。
専用のソフトウェアをパソコンにインストールして使う…という物もありますが、最近多いのはWebブラウザやアプリ経由して使うSaaS・クラウド型も普及してきました。
クラウド型はインターネット回線があれば場所、時間、デバイスを問わずアクセスできるので、仕事の生産性向上につながります。
グループウェアは、タスク管理やカレンダー、掲示板、メッセージなどの様々な機能によって組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にすることで、業務を効率化することができます。

 

 

 

グループウェアの機能一覧

主な機能は以下の通りです。
タスクやプロジェクトの進行をスムーズにするための機能が多いことがわかります。

タスク管理
スケジュール
ファイル共有
Webメール
メッセージ
アドレス帳
掲示板
アンケート
レポート
設備予約管理
ワークフロー

 

 

 

グループウェアのメリット

社内共有がスムーズになる。

メリットの一つとしては社内共有がスムーズになることが挙げられます。
基本機能として搭載されている掲示板を利用することで、業務に関する情報や知識を手軽に共有できます。
また、グループウェアに搭載されているファイル共有機能によってこれまで印刷が必要だった資料をデータで扱うことができるようになるため、共有するまでの手間が大幅に削減できます。

社内コミュニケーションが活性化する

グループウェアは、社内コミュニケーションを活性化するというメリットもあります。
掲示板やメッセージ機能などにより簡単に連絡が取り合えるようになるため、自然とコミュニケーションの数が増えます。
フォーマルなコミュニケーションを促進する効果があるのも、グループウェアの特徴です。

コストが削減できる

コストが削減できることも、グループウェアのメリットです。
グループウェアを導入することで、これまで紙面で管理していた資料をデータ化できるため、印刷にかかっていたコストの削減が可能となります。
また、掲示板をプロジェクトごとに作成して活用すれば、情報共有のために会議や打ち合わせ、出張の必要がなくなるため、時間や人件費、出張費などのコストも減らすことが可能です。

 

 

 

グループウェアのデメリット

情報漏洩のリスクがある

グループウェアを利用するデメリットとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。
特に、社外のサーバーと インターネットを利用するクラウド型のグループウェアの場合は、不正アクセスによる情報漏洩の危険性が高いです。
社内のサーバーで利用するオンプレミス型のグループウェアであっても、誤操作などの人的ミスによって外部に情報が漏れてしまうことがあるため、不安が払拭できず導入に踏み切れないという企業も少なくないようです。

大事な情報が埋もれてしまうことがある

大事な情報が埋もれてしまうことがあるのも、グループウェアのデメリットのひとつです。
掲示板機能などによって簡単に情報共有が可能となるため、利用人数が増え、情報共有が活発化するにつれてグループウェア内の情報量が膨大になり、大事な情報が埋もれてしまいます。
このような状況を回避するには、どの情報を誰に伝えるべきかを判断するだけでなく、グループウェア上でも適切に設定したうえで共有する必要があるでしょう。

社内に浸透しない場合もある

社内に浸透しない場合があることも、グループウェアのデメリットとして挙げられます。
従業員の理解を得る前に導入してしまった、実際に導入してみたら使いづらかったなどの理由により、導入に失敗してしまうなんてこともあり得ます。
グループウェアを浸透させるためには従業員の理解は不可欠です。
従業員に対して導入の目的をしっかり伝えたうえで、実際に利用する側の視点で使いやすさなどを確かめてから導入すべきでしょう。

 

 

 

代表的なグループウェアサービス

Googleカレンダー

社内全員のスケジュールを共有し合うことができます。

サイボウズOffice

スケジュール調整や、タスク管理、メッセージ、Webメールなど、幅広く使えるグループウェアです。

 

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本日はグループウェアについてご紹介致しました。
社内共有がうまくいくとチーム一段と結束力が高まり、業務の質も上がります。
これを機にグループウェアの使い方を見直して、より強いチームを作っていっていただけたらと思います。

参考になったらシェアをお願いします!