タスク管理ツール「Trello」にはこんな使い方もあったのか!便利な使い方7選

はじめに

こんにちは、内定者の向山です。

 

タスク管理ツール「Trello」は使い方が制限されていないため、

アイディア次第で様々な使い方が可能です。

 

しかし、「自由すぎてどう使えば良いのかわからない、、」

という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

そこで今回は、

・チームで使える活用法

・個人で使える活用法

・チーム・個人どちらでも使える活用法

の大きく3つを紹介していこうと思います!

 

Trelloの基本的な使い方を知りたい方はこちら

 

タスク管理ツール「Trello」とは?

Trelloとは、カードを動かしながらタスクを視覚的に

管理できるカンバン方式のツールです。

Trelloの基本的に下記の3要素で構成されています。


①「ボード」

②「リスト」

③「カード」

「To do」「作業中」「完了」といったように

タスクの進捗状況に合わせてカードを自由に移動させることが可能です。

また、カードの移動はドラッグ&ドロップだけでできるので、使い方はとても簡単です。

 

 

チームでTrelloを活用する方法

個別・チーム全体のタスクをリストで分ける

チームメンバーが少人数である場合、

このように個人タスクとチーム全体のタスクに分けて管理する方法があります。

更にタスクの担当者はラベルで色別に管理するという方法で私は使っています。

 

このように個別タスクとチーム全体タスクに分けておくことでのメリットとしては、

自分以外のメンバーに割り振ったタスクも確認できるです。

これにより、タスクの期限が近付いている際の進捗確認や

全体へのリマインドをしやすくなります。

 

担当者ごとのリストで分ける

先程はラベルで担当者を判別していましたが、

このようにリストで担当者を分け方法もあります。

この場合のメリットとしては、担当者ごとにタスクの数が見える化できる点です。

このことにより、あまりにもタスクが多すぎる担当者がいるとしたら

他の担当者にタスクを振り分けるなどしてチーム内の効率化・最適化につなげることができます。

 

個人でTrelloを活用する方法

日付ごとのリストに分ける

Trelloはタスクの期限を決めて、

「やるべきこと」「作業中」「完了」というように分けることが可能ですが、

「今日は結局何をやればいいんだ?」となってしまうことはありませんか?

それを防止するために日付ごとのリストを作る方法があります。

 

これは日付ごとのリストに今日やるべきこと、

明日やるべきことを優先順位をつけてカードを振り分け、

その日のうちに出来なかった未完了タスクがあれば

翌日にタスクを移動させるという使い方が出来ます。

 

この方法のメリットは、今日やるべきことを明確にすることができる点です。

ラベルによって、毎日やるタスク、緊急タスクなどが区別できるようにしておくと

更に使いやすくなるのではないでしょうか。

 

自分の気になるリスト

自分が読んでみたい本や、見てみたい映画、行きたい場所などを

リストアップするのにもいいかもしれません。

 

Trelloは画像やリンクを貼ることができるので、読んでみたい本の表紙や映画のポスター、

行きたい場所の風景の画像で埋め尽くしたら楽しい気分になれそうですね!

 

読み終わった本のカードには読んだ感想をコメントとして残しておくこともできるので、

あとで振り返ることもできます。

 

チーム、個人どちらでも使える方法

カレンダー機能

 

「タスク管理ツール「Trello」の使い方を解説 」の記事でも少し触れましたが、

Trelloには有料プラン向けにPower‐Up機能という拡張機能が24種類あります。

無料プランでもそのうち1ボードに1つの機能のみ利用できます。

例えば、Slackというチャットツールと連携できたり、

ラベルの色をカード全体に適用したりすることが出来る機能などがあります。

 

その拡張機能のひとつとして、「カレンダー機能」があります。

これは週、月ごとにカレンダーを表示して、いつまでが期限なのかをより把握しやすくなります。

カレンダー形式でタスクを確認したい方は使ってみてはいかがでしょうか。

 

アイディア出し

これはTrelloをブレインストーミングの道具として使う方法です。

例として、以下のような方法があります。

①課題として挙げられるものを「課題」リストにリストアップ

②課題を元にどのような施策が考えられるのかを「施策」として作成

③次に、この「施策」リスト内にカードを作成

④カードが出し終わったら、共通点をカテゴリーとして新たにリストを作成

④それぞれのリストにカードを移す


これにより、カテゴリーごとにテーマやアイデアを検討することができるので見やすくなります。

 

 

メモとして書き出して、後で期限を設定などをする

よくある使い方として

「やるべきこと」「作業中」「完了」というリストに分ける方法がありますが、

「やるべきこと」の中には期限が決まってないものがあると見づらい、優先順位がつけづらい

ということもあるかと思います。

 

そこで、

「メモ」リストを作成し、

期限が決まったものから「やるべきこと」リストに移行するという方法があります。

 

一旦タスクは全部「メモ」リストに書き出します。

その後、期限を決定したタスクから「やるべきこと」にカードを移動させ、

期限が決まっていないタスクはそのまま「メモ」リストに残すと

優先順位が分かりやすくなります。

 

まとめ

Trelloのタスク管理をよりしやすくするための方法に加えて、

タスク管理とはかけ離れた使い方もご紹介してきました。

 

Trelloの使い方はご紹介した以外にも様々な方法があると思うので、

自分に合った使い方を見つけてみてはいかがでしょうか。

 

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